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进阶版加密档案 发错电邮可自保

不少企业或是个人用户,普遍使用微软Office提供的应用程式,处理日常文书工作,然后再以电邮将文件发送。若文件含有敏感资讯,但却在没有加密的情况下发送给错误的收件人,可能无意中令资料外洩。

其实微软Office一直有为用户提供内置的档案加密功能,启动后,任何人皆需要输入预先设定的密码才能打开档案。这方法固然可以加强档案保安,但寄件人需要以其他途径把档案开启密码通知收件人,否则对方不能开启文件。

有资讯保安专家指出,旧版本的Office使用早期版本的保安运算法(SHA)加密档案,现时黑客已有能力破解。因此用户应使用採用了进阶版SHA-256档案加密技术的Office 2013或以后的版本,以策安全。

另外,一般压缩软件亦配有加密功能,适用范围更不限于Office档案。同时,企业可採用密钥方式来加密电邮,或使用有提供点对点加密技术的电邮服务供应商。除使用最新的技术为我们把关外,若员工每次发送电邮前,先核对清楚收件人的电邮地址,才是良好的使用习惯,而这只是举手之劳。毕竟资讯是具庞大价值的资产,一旦外洩,后果可大可小,所以大家切勿为了贪一时方便而放弃加密档案。