不少企業或是個人用戶,普遍使用微軟Office提供的應用程式,處理日常文書工作,然後再以電郵將文件發送。若文件含有敏感資訊,但卻在沒有加密的情況下發送給錯誤的收件人,可能無意中令資料外洩。

其實微軟Office一直有為用戶提供內置的檔案加密功能,啟動後,任何人皆需要輸入預先設定的密碼才能打開檔案。這方法固然可以加強檔案保安,但寄件人需要以其他途徑把檔案開啟密碼通知收件人,否則對方不能開啟文件。

有資訊保安專家指出,舊版本的Office使用早期版本的保安運算法(SHA)加密檔案,現時黑客已有能力破解。因此用戶應使用採用了進階版SHA-256檔案加密技術的Office 2013或以後的版本,以策安全。

另外,一般壓縮軟件亦配有加密功能,適用範圍更不限於Office檔案。同時,企業可採用密鑰方式來加密電郵,或使用有提供點對點加密技術的電郵服務供應商。除使用最新的技術為我們把關外,若員工每次發送電郵前,先核對清楚收件人的電郵地址,才是良好的使用習慣,而這只是舉手之勞。畢竟資訊是具龐大價值的資產,一旦外洩,後果可大可小,所以大家切勿為了貪一時方便而放棄加密檔案。